7 benefícios de migrar para um sistema SaaS em nuvem

Migrar para SaaS (Software as a Service) ou para um serviço que utiliza um software é uma decisão estratégica cada vez mais comum entre gestores que buscam modernizar suas operações e otimizar seus recursos.

Os benefícios de migrar para soluções SaaS são numerosos, desde redução de custos até mais segurança. Mas, é claro, é importante reconhecer que a migração pode apresentar alguns desafios, que podem ser contornados com as medidas certas.

Neste artigo, você confere mais sobre o que é SaaS, os desafios que pode enfrentar ao investir nas soluções e, ao mesmo tempo, quais são todos os pontos positivos que ganha também. Confira!

Pense em como você usa a Netflix, caso seja assinante do streaming. Você não precisa comprar DVDs ou instalar nada complicado no seu computador. Simplesmente acessa o site ou aplicativo, faz login, e pronto — pode assistir a qualquer filme ou série disponível na plataforma.

O SaaS (Software as a Service) funciona de maneira semelhante à Netflix, mas para softwares de negócios. Em vez de comprar e instalar um software, você acessa através da internet, pagando uma assinatura mensal ou anual. A empresa que oferece o SaaS cuida de toda a infraestrutura, manutenção e atualizações.

Migrar para um modelo de SaaS pode trazer muitos benefícios, mas também vem com uma série de desafios iniciais. Entenda mais sobre eles.

É comum que os sistemas antigos e o novo tenham arquiteturas, linguagens de programação ou formatos de dados diferentes entre si.

A transferência de dados pode ser complexa, especialmente se as informações não estiverem bem organizadas ou forem inconsistentes.

A equipe pode sentir dificuldade em usar o novo sistema e explorar todas suas oportunidades. Sem contar que alguns colaboradores podem resistir à mudança por estarem acostumados com os processos antigos.

A mudança para SaaS pode exigir a adaptação das estratégias de negócio para tirar pleno proveito das capacidades do novo software. Todos os departamentos precisam estar alinhados com as novas formas de trabalho, mas nem sempre isso ocorre.

Em meio a tantos desafios, pode parecer que migrar para SaaS pode ser um processo bem difícil, não é mesmo? Mas com as estratégias certas, é possível minimizar os transtornos, que talvez você enfrente.

Vamos listar algumas ações que podem ajudar você, caso passe pelos problemas citados anteriormente.

Comece com uma auditoria completa dos dados existentes para apontar quais deles são essenciais e quais podem ser eliminados ou arquivados. O processo de limpeza e preparação assegura que apenas o que for relevante migre, reduzindo o risco de erros.

Durante a migração, estabeleça backups robustos e planos de recuperação para proteger contra possíveis perdas de informações. Após migrar, monitore em tempo real para o processo ocorrer sem interrupções significativas.

Desenvolva um programa de treinamento detalhado e que aborde todas as funcionalidades do software, assim como que seja adaptado aos diferentes níveis de competência dos funcionários. 

Utilize uma variedade de métodos de treinamento, como tutoriais online. Ofereça suporte técnico contínuo para os funcionários se adaptarem e resolverem quaisquer dúvidas ou problemas que surjam.

Realize uma análise detalhada dos processos empresariais existentes, trabalhando com todos os departamentos, para destacar áreas que precisam ser ajustadas ou reformuladas. 

Desenvolva um fluxograma e uma documentação detalhada dos novos processos para esclarecer as mudanças e facilitar a adaptação. Você também pode implementar novas ferramentas de gerenciamento de projetos e comunicação interna para melhorar a coordenação e a eficiência durante a transição.

Para superar a resistência à mudança, comunique claramente os benefícios do novo sistema para todos os funcionários, destacando como ele pode melhorar suas tarefas diárias e a eficiência geral da empresa. 

Envolver os colaboradores desde o início do processo, solicitando feedback e incluindo-os nas fases de planejamento e implementação, pode aumentar a aceitação e o compromisso com a mudança. 

Mesmo com tantos desafios, que podem ser contornados, a sua empresa tem muito a ganhar quando migra para um sistema SaaS. Quer entender melhor? Veja quais os principais benefícios.

Com o SaaS, não é necessário investir em hardwares caros e que ocupem espaços, manutenção de servidores ou infraestrutura de TI complexa. Os custos de licenciamento de software também são mais previsíveis e geralmente baseados em assinaturas mensais ou anuais, o que facilita o orçamento e traz previsibilidade de gastos. 

Além disso, a responsabilidade pela manutenção, suporte e atualizações do software recai sobre o fornecedor do SaaS, reduzindo a necessidade de uma grande equipe interna de TI.

Como os servidores e a infraestrutura são mantidos pelo provedor de SaaS em data centers otimizados para eficiência energética, a empresa pode reduzir a quantidade de energia necessária para operar e refrigerar seus próprios servidores, o que diminui custos.

Espaços antes ocupados por grandes servidores físicos no local, podem ser reaproveitados para áreas de trabalho adicionais, salas de reunião ou outros usos que contribuam para a produtividade e o conforto dos funcionários.

O SaaS pode aumentar a produtividade ao fornecer acesso instantâneo a ferramentas e dados de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja uma conexão segura com a internet. Então, facilita o trabalho remoto e a colaboração entre equipes distribuídas geograficamente.

Também muitos aplicativos SaaS são projetados para serem intuitivos e fáceis de usar, reduzindo o tempo necessário para treinamento.

Como mencionamos, os fornecedores de SaaS geralmente oferecem atualizações automáticas e regulares, assim, os usuários sempre têm acesso à versão mais recente e segura do software.

Na prática, não precisa agendar e gerenciar atualizações manualmente, diminuindo o tempo de inatividade e usando sempre tecnologia de ponta.

Os fornecedores de SaaS investem fortemente em medidas de segurança para proteger os dados dos clientes, muitas vezes em um nível que seria inviável para uma empresa gerenciar internamente.

As medidas mais usadas incluem criptografia de dados, backups regulares, monitoramento contínuo de segurança e conformidade com normas regulatórias. A centralização dos dados em data centers seguros minimiza o risco de violações e perdas de dados.

Muitas soluções SaaS incluem funcionalidades de comunicação unificada, como e-mail, mensagens instantâneas, videoconferências e compartilhamento de documentos, integradas em uma única plataforma.

Com base nessa integração, há facilidade na colaboração e na comunicação entre equipes, melhorando a eficiência e a tomada de decisões rápidas.

A Dígitro está no mercado com os melhores sistemas SaaS para você migrar e contar com opções que não só ajudam a superar desafios operacionais, mas também trazem benefícios significativos para empresas que buscam modernizar suas operações de comunicação e atendimento ao cliente.

Conheça e entenda mais sobre as principais soluções SaaS.

O UNA é uma solução de comunicação unificada, que se destaca por suas funcionalidades avançadas voltadas para otimizar a interação e a colaboração dentro das empresas.

Os benefícios do UNA em nuvem incluem a redução de custos operacionais ao diminuir a necessidade de infraestruturas complexas, aumento da produtividade através de ferramentas colaborativas e a garantia de segurança e controle sobre os dados corporativos.

O Interact é voltada para contact centers, que oferece recursos avançados para a gestão de atendimento ao cliente em um único sistema.

A solução de Contact Center baseada em SaaS permite gerenciar suas interações com clientes de forma mais eficaz. Afinal, oferece recursos avançados, como roteamento inteligente de chamadas, análise em tempo real e integração com CRM, tudo acessível via nuvem. 

Com base nas funcionalidades, é possível notar uma melhora na experiência do cliente e na eficiência operacional, permitindo que os agentes de atendimento ao cliente trabalhem de qualquer lugar com acesso a todas as ferramentas necessárias.

Se você ainda tem sistemas on-premises (localmente) e quer modernizar seus setores com nuvem, precisa migrar para SaaS para contar com todas suas vantagens, que você pôde conferir neste artigo. Felizmente, você já sabe como superar possíveis desafios, é só colocar em prática e aproveitar os benefícios.

A Dígitro oferece soluções de SaaS robustas e personalizadas para atender às necessidades específicas de sua empresa. Entre em contato agora para começar seu processo de migração quanto antes.

• SaaS x On-premises diferenças? SaaS é um software na nuvem que você acessa pela internet, enquanto on-premises é instalado em seus próprios servidores.
• SaaS x Nuvem? SaaS é um tipo específico de serviço em nuvem, enquanto a ‘nuvem’ é um conceito mais amplo que engloba diversos tipos de serviços, incluindo IaaS (Infraestrutura), PaaS (Plataforma) e SaaS.