Comunicação unificada: o que é e os benefícios para equipes remotas

A comunicação unificada se tornou a solução mais certa para integrar diferentes canais de comunicação em uma única plataforma, facilitando a colaboração das equipes, principalmente no teletrabalho, que nem sempre tem informações em tempo real para agir frente às situações diárias, como vendas.

Mas, afinal, como unir os setores ajuda? As rotinas de operações se tornam mais assertivas, até mesmo com as interações diretas com os clientes. É possível saber de informações sempre que precisar e oferecer respostas aos clientes mais corretas e rápidas.

Neste artigo, vamos explorar o conceito de comunicação unificada, suas vantagens para equipes remotas, as ferramentas disponíveis, incluindo o UNA da Dígitro, e como sua empresa pode implementar um projeto de comunicação unificada.

Comunicação unificada é a integração de vários canais de comunicação e colaboração em uma única plataforma, permitindo que as equipes interajam de maneira mais organizada. 

Por isso, pode incluir tanto e-mails, mensagens instantâneas, chamadas de voz e vídeo, conferências, compartilhamento de arquivos e outros métodos de comunicação, tudo acessível a partir de uma mesma interface.

A principal característica da comunicação unificada é a sua capacidade de centralizar todas as formas de comunicação, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos e plataformas. 

Com isso, há economia de tempo e também reduz a possibilidade de informações serem perdidas ou mal interpretadas.

O UNA, solução desenvolvida pela Dígitro, é um excelente exemplo de como unificar a comunicação da empresa de forma segura. Todas as trocas de informações, seja por mensagens, chamadas de voz ou vídeo, são armazenadas em um só ambiente, e podem ser acessadas por usuários autorizados até mesmo em dispositivos móveis.

Ao longo do conteúdo, você entenderá melhor como a ferramenta funciona!

As equipes remotas são as que mais se beneficiam da comunicação unificada com o UNA, porque têm acesso às informações em tempo real do que acontece dentro da empresa. Ou seja, agentes de atendimento em home office, por exemplo, podem atender melhor os clientes com respostas certas e ágeis para tirar dúvidas. 

Então, vamos entender melhor as vantagens da comunicação unificada.

Uma das maiores vantagens da comunicação unificada é a melhoria na colaboração. Com todas as ferramentas de comunicação integradas, os membros da equipe podem facilmente compartilhar informações, discutir ideias e trabalhar juntos em projetos, independentemente de onde estejam localizados. 

Assim, as videoconferências e as chamadas de voz permitem reuniões em tempo real, enquanto as mensagens instantâneas e os e-mails facilitam a comunicação assíncrona.

No caso do UNA, a vantagem para a colaboração é que permite a criação de salas de videoconferência, que podem ter seu conteúdo de áudio transcrito para texto, facilitando assim o armazenamento e a busca do conteúdo gravado.

E o melhor é que o ambiente é seguro e controlado para trocar informações confidenciais e estratégicas entre as equipes, que pode ser monitorado pelos gestores.

A comunicação unificada também aumenta a produtividade das equipes remotas. Com todas as ferramentas em um único lugar, os funcionários podem acessar rapidamente as informações e os recursos de que precisam para realizar seu trabalho. 

Além disso, ela permite que as equipes resolvam problemas mais rapidamente, já que a comunicação é mais eficiente e organizada.

Por exemplo, o UNA permite a realização de reuniões e conferências, compartilhamento de telas, localização e arquivos de áudio, imagem, vídeo e texto, tudo organizado no sistema para todos os autorizados terem acesso em tempo real pelo notebook ou smartphone.

Implementar uma solução de comunicação unificada pode reduzir, e muito, os custos operacionais. Ao consolidar vários canais de comunicação em uma única plataforma, as empresas podem economizar nos custos de licenciamento e manutenção de software. 

Desta forma, essa estratégia consegue reduzir os custos associados à infraestrutura. O UNA é uma solução em nuvem, que não precisa de instalação em computadores locais e engessados da empresa.

Outros gastos envolvidos e cortados com o uso da ferramenta são as viagens e deslocamentos, uma vez que as videoconferências podem substituir muitas reuniões presenciais.

Por último, a comunicação unificada melhora a organização, por centralizar as interações em uma única plataforma. A funcionalidade do UNA facilita a gestão e o acompanhamento das comunicações, reduzindo a possibilidade de mensagens perdidas ou esquecidas. 

Fora que, permite que os usuários configurem notificações e alertas personalizados, garantindo que nenhuma comunicação importante passe despercebida.

Como você viu até agora, o UNA é uma solução de comunicação unificada que se destaca por sua flexibilidade e abrangência. Ele integra chamadas de voz, videoconferências e mensagens instantâneas, facilitando a comunicação e a gestão das equipes internas e remotas. 

Entre os principais benefícios do UNA, podemos citar:

• Integração total: todas os canais de comunicação em um só lugar, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos;
• Segurança robusta: recursos avançados de segurança para proteger as comunicações e os dados da empresa, como criptografia e acessos restritos;
• Facilidade de uso: interface intuitiva e amigável, facilitando a adoção por parte dos usuários;
• Escalabilidade: capacidade de se adaptar às necessidades de empresas de diferentes tamanhos e setores.

Implementar um projeto de comunicação unificada pode parecer desafiador, mas com um planejamento adequado e as etapas certas a serem seguidas, é possível garantir uma transição suave e bem-sucedida. Veja quatro dicas para começar.

Antes de escolher uma solução de comunicação unificada, é importante entender as necessidades específicas da sua equipe. 

Considere quais ferramentas eles usam atualmente, quais são os principais desafios de comunicação e quais funcionalidades seriam mais úteis.

O UNA entra como uma solução robusta que pode ser personalizada para atender às diversas necessidades da sua equipe. Ele integra várias ferramentas de comunicação, desde chamadas de voz e vídeo até mensagens instantâneas e compartilhamento de arquivos, permitindo que sua equipe trabalhe de forma mais coesa.

Até aqui já deu para perceber que o UNA da Dígitro se destaca como uma excelente escolha para ter uma comunicação unificada devido às funcionalidades da ferramenta.

É possível realizar chamadas de alta qualidade, facilitando reuniões e conferências remotas, além de ter um chat em tempo real para comunicação rápida. Sem contar a facilidade de envio e recebimentos de documentos, imagens e outros arquivos.

A empresa que conta com o UNA também pode conectar a solução com outras ferramentas de trabalho, como o WhatsApp, que permite armazenar históricos de conversas e dados dos clientes para acessar rapidamente informações trocadas para resolver problemas e realizar follow-ups comerciais.

Crie um plano detalhado de implementação que inclua todas as etapas necessárias, desde a configuração da plataforma até o treinamento dos usuários. Com o intuito de trazer resultados, certifique-se de envolver todas as partes interessadas no processo e definir um cronograma realista.

Garanta que todos os membros da equipe estejam familiarizados com a nova ferramenta e saibam como usá-la para aproveitar todas as funcionalidades oferecidas.

A saber, você pode oferecer sessões de treinamento práticas e materiais de apoio, como tutoriais e guias de usuário. A Dígitro oferece a Academia, um ambiente de ensino à distância que seus colaboradores podem acessar para aprender tudo sobre a solução contratada.

Enfim, a comunicação unificada é uma ferramenta poderosa que pode transformar a maneira como as equipes remotas trabalham. Ao integrar os meios de comunicação em uma única plataforma, as empresas podem melhorar a colaboração, aumentar a produtividade, reduzir custos e organizar melhor suas interações. 

Com o UNA da Dígitro, implementar um projeto de comunicação unificada nunca foi tão acessível. Se você está procurando maneiras de otimizar a comunicação da sua equipe remota, a comunicação unificada é definitivamente uma opção a considerar. Acesse nosso site e descubra a facilidade de UNA.