Quando a comunicação interna não vai bem, muitos problemas podem surgir e afetar negativamente o trabalho e a cultura da empresa. Objetivos desalinhados, falta de trabalho em equipe e falhas ao compartilhar informações podem desmotivar os funcionários e prejudicar a reputação da empresa.
Infelizmente, essa é uma realidade que afeta muitas empresas, independente do tamanho ou quantidade de funcionários que possuam. Por isso, trouxemos neste material dicas acionáveis que farão a diferença na sua realidade.
5 Dicas acionáveis sobre comunicação interna
O uso de tecnologias e softwares de gestão da comunicação é extremamente importante para otimizar a comunicação interna, auxiliando em diversas funções, como:
1. Promover o uso de ferramentas de colaboração, a fim de facilitar a comunicação e a colaboração entre equipes
Esta dica não é sobre adesão a ferramentas; é sobre aumentar a consciência de que essas tecnologias vão preservar a sua empresa em diversos aspectos. Além de colocar os colaboradores na mesma página, evitando usos indevidos de ferramentas diversas, você vai melhorar a segurança da informação, trafegando diariamente e evitando vazamentos de dados que possam comprometer até o valor de mercado do seu negócio.
Pense que um novo colaborador, ao iniciar na sua empresa, terá um onboarding muito mais alinhado com os propósitos da empresa, seguindo boas práticas e uma estrutura formal do seu negócio. O contrário poderia até diminuir a percepção de valor desse mesmo colaborador, que estaria utilizando tecnologias sem alinhamento com seus demais colegas de trabalho.
Que confusão seria colocar na mesma página pessoas que estão acostumadas com ferramentas de comunicação, gestão e compartilhamento de informações diferentes uns dos outros. Essa é uma dor de cabeça que deve ser evitada.
2. Incentivar a comunicação com tecnologias avançadas que possuam videoconferência e ferramentas de mensagens instantâneas
Essas ferramentas facilitam a comunicação entre funcionários em trabalho remoto, ou em diferentes locais do mesmo edifício. Este é um desafio especialmente para empresas em regime de teletrabalho ou híbridas, mas que pode facilmente ser superado com o auxílio de ferramentas de comunicação internas.
Como abordado anteriormente, é importante se atentar à comunicação em ferramentas de mensagens instantâneas e vídeo chamadas. Com o teletrabalho e a pandemia, tais ferramentas, muitas delas gratuitas, tiveram um boom de adesão no mercado. Mas qual é o problema de utilizá-las, afinal?
Além de existirem várias, o que permite que diferentes pessoas na equipe possam estar habituadas a usar diferentes plataformas, deixar essa “porta” aberta é um risco para as empresas que buscam preservar seus dados.
O “vazamento” destes dados ocorre quando compartilhados em ferramentas com poucas camadas de proteção. A exemplo, existem diversos casos famosos de vazamento de dados, que sem dúvidas afetaram a imagem e valor desses negócios.
Além disso, um dos ganhos principais numa corporação é a inclusão de colaboradores num mesmo ambiente de mensagens internas. Isso ajuda a organizar o dia a dia de trabalho, resultando em ganho de produtividade.
3. Criar um diretório de funcionários com informações de contato atualizados, para facilitar a comunicação entre colegas de trabalho
Este diretório de funcionários pode incluir ou não os seguintes itens, a fim de facilitar a comunicação entre colegas de trabalho:
- Nome completo;
- Cargo ou função;
- Departamento ou equipe;
- Endereço de e-mail corporativo;
- Número de telefone (para contato por telefone ou mensagem de texto);
- Número de ramal;
- Foto do perfil;
- Horário de trabalho;
- Localização física;
- Informações de emergência;
- Links para perfis de redes sociais profissionais.
Como manter a comunicação interna fora do ambiente digital?
4. Encorajar a comunicação informal e o networking entre os funcionários, organizando eventos sociais ou grupos de interesse
Existem várias maneiras de encorajar a comunicação informal e o networking entre os funcionários. Isso pode ser feito com eventos sociais regulares, como happy hours, almoços ou festas temáticas, para que os funcionários tenham a oportunidade de se conhecer fora do ambiente de trabalho.
Criar espaços de convivência confortáveis e convidativos no local de trabalho, como áreas de descanso, cafeterias ou salas de estar, onde os funcionários possam se reunir informalmente.
Separar em grupos de interesse, como hobbies, esportes, leitura ou voluntariado, para que os funcionários possam quebrar uma barreira inicial de contato através de seus gostos pessoais.
Reuniões informais, como cafés da manhã ou almoços rotativos, onde os funcionários possam se reunir para discutir ideias, projetos ou interesses comuns de uma maneira mais descontraída.
Eventos de team building, como jogos, competições ou atividades ao ar livre, que incentivem o trabalho em equipe. Além disso, a mistura de equipes promove a interação entre diferentes equipes ou departamentos, organizando projetos colaborativos, reuniões conjuntas ou sessões de brainstorming.
Por fim, líderes e gestores devem dar o exemplo, participando ativamente das atividades de networking e comunicação informal, demonstrando abertura e disposição para se conectar com os funcionários em todos os níveis da organização.
5. Desenvolva um plano de comunicação de crise para lidar com situações inesperadas e garantir que os funcionários recebam informações precisas e oportunas
Uma gerente foi demitida inesperadamente? A empresa fará uma fusão? Saiu na TV uma notícia de venda? Aquele clima de tensão e silêncio podem ser mitigados se a empresa tiver um plano bem definido.
Um plano de comunicação de crise é um conjunto de diretrizes e procedimentos detalhados que uma empresa ou organização utiliza para gerenciar a comunicação durante situações emergenciais.
Assim, esse plano deve ser projetado para ajudar a empresa a responder de maneira rápida e coordenada a eventos inesperados que possam afetar sua reputação, operações ou stakeholders.
Portanto, para montar o plano, você pode definir papéis com uma equipe de gerenciamento de crises, que podem sem lideranças experientes da própria empresa e que devem ter suas responsabilidades claras na gestão.
Essa equipe deve criar um protocolo de comunicação, com procedimentos acerca da melhor forma de distribuir comunicados dentro e fora da empresa, principalmente em quais canais comunicar, como em mídias sociais, no sistema interno ou imprensa.
Um plano de comunicação de crise é essencial para ajudar uma empresa a proteger sua reputação, minimizar perdas e proteger a confiança de suas equipes durante emergências.
UNA: a ferramenta para melhorar a comunicação interna da sua empresa
Há uma variedade de ferramentas de comunicação interna no mercado, desde simples plataformas de mensagens instantâneas até sistemas abrangentes de gestão de projetos e equipes. Se sua empresa busca uma solução robusta que integre diversas ferramentas em uma única plataforma, apresentamos o UNA.
Descubra tudo o que nossa solução tem a oferecer a seguir:
Compartilhe dados com segurança
Com o Una, a comunicação entre os membros da equipe é protegida por criptografia, podendo também ser utilizada em infraestrutura própria do colaborador sem que haja perda de segurança para toda a organização.
Em um ambiente controlado, você garante que troca informações confidenciais e estratégicas fiquem seguras, podendo até ser monitorado pelos gestores.
Mantenha sua equipe e clientes sempre conectados
O UNA realiza a interação entre os seus colaboradores por meio de áudio, vídeo e mensagens de texto. Além disso, pode ser integrada à telefonia convencional ou plataformas como WhatsApp, Facebook Messenger e Telegram, possibilitando a comunicação com usuários externos.
Tudo com a garantia de segurança e preservação de informações armazenadas no domínio da empresa, sejam elas de voz, vídeo ou mensagem de texto.
Acesse de qualquer lugar e sem precisar instalar softwares pesados
Você pode acessar o UNA pelo computador, usando qualquer navegador da web, ou pelo aplicativo no celular (iOS ou Android). Não é preciso instalar nenhum software no seu computador.
A integração ao celular é opcional, e para fazê-la, basta fazer login com seu nome de usuário e senha, sem precisar associar a um número de telefone.
Diminua custos e aumente a produtividade
O UNA ajuda a reduzir custos com contas de telefone, administração de equipamentos e infraestruturas complexas, enquanto aumenta a produtividade das equipes.
Você não perde eficiência mesmo estando longe da empresa, pois pode acessar a plataforma por meio de qualquer dispositivo de mídia e se manter em contato com as pessoas.
Obtenha a gravação automática e transcrição de videoconferências
UNA permite a criação de salas de videoconferência, podendo também transformar automaticamente áudios em texto, facilitando a busca e armazenamento do conteúdo gravado.
Integre com diversas redes sociais
A ferramenta possibilita o atendimento a usuários que utilizem ferramentas de comunicação, como WhatsApp, Facebook Messenger e Telegram.
Comunique as mudanças, benefícios e ganhos com a adoção de uma nova tecnologia
Antes de implementar a nova ferramenta, comunique claramente a todos os funcionários sobre a mudança, explicando os benefícios e fornecendo treinamento, se necessário. Além disso, forneça suporte contínuo para responder a perguntas e resolver problemas que possam surgir durante a implementação.
Defina diretrizes claras sobre como o uso da ferramenta, incluindo padrões de comunicação, segurança da informação e privacidade dos dados.
Meça o sucesso da implementação
Fomente uma comunicação transparente e honesta no processo de adoção da ferramenta. Abra um canal para que as pessoas possam falar diretamente sobre a implementação, registrando se estão se adaptando ou não a ela em seu dia a dia. Para ajudar nessa decisão, acompanhe cases de implementação como este e veja se pode se adequar de fato a sua realidade como empresa.
Agora que está convencido dos benefícios que o UNA pode trazer para a comunicação interna da sua empresa, que tal falar com a gente? Entre em contato!
